死亡通知を受けた場合には、弔問あるいは通夜に出席しますが、通夜・葬儀のいずれにも出席ができない場合は、すぐにも弔慰の手紙を書きます。とりあえず弔電を打ち、改めてお悔やみとお見舞いの手紙を書くのもよいでしょう。また、レタックス（電子郵便）を利用すれば、手書きのメッセージが、弔事用の封筒に入れて届けられます。

お悔やみ状で留意すること

1. 喪主が目下の人や親しい友人であっても、丁重な言葉遣いで、心をこめて書くようにします。
2. 季節のあいさつなど前文は省略して、冒頭から弔慰の言葉に入ります。結語には敬具などとします。草々は単語が重なりますので使いません。
3. 自分方の消息などは書きません。
4. 遺族は悲嘆の中にあって、心も身体も普段とは違った不安定な状態にあります。そこで文章や言葉遣いには十分の心配りが必要です。またあまり感情的な表現には気をつけましょう。
5. 死を意味する「忌み言葉」を避けるために「隠れた」とか「逝った」などの表現を用います。また、「追って」、「重ねて」、「再び」な どのほか、再び不幸が起こることを連想させる「いよいよ」、「しみじみ」、「重々」、「ますます」などの重ね言葉も使用しません。
6. 香典は不祝儀包みに表書きをし、お悔やみ状とともに現金書留で送ります。不祝儀袋や表書きは宗教によって違うので気をつけます。ただし「御霊前」はすべてに通用します。

悔やみ状に込める内容

1. 逝去を知った驚きや悲しみの気持ち
2. 故人の人柄や功績を偲び死を惜しむ言葉
3. 遠方等のため、告別式に参列できない（なかった）お詫び
4. 同封した香典をご霊前に供えるお願い
5. 遺族の気持ちを慰め、励ます言葉
6. 故人の死を悼み冥福を祈る言葉などを書きます。

慣用語句

• 御逝去（御他界／御永眠）の報（悲報）に接し、亡くなられた由承り、御逝去を知り・御養生（お厚い看護）の甲斐もなく、不慮のご災難にて、ご快復をお祈りしておりましたのに
• 御愁傷（御悲嘆／お悲しみ／お力落とし／御落胆／御追慕の情／お心残り）いかばかりかとご心中（ご胸中）を思い（拝察し）申しあげる言葉（お慰めする言葉）もございません（見あたりません）
• 人生無常、人の命のはかなさ、生者必滅は世のならい（人の命数はぜひなきもの／何事も定まれる運命／前世の約束ごと）とは申しながら
• お悔やみ申しあげます、御冥福をお祈り申し上げます、御生涯（御生前のお姿）を偲び哀悼の意を表します、合掌いたします
• 御香典＝御霊前にお供え（お手向け）下さい、心ばかりの（些少）ではございますが